Nieuwe vennootschappen in een gemeente prospecteren

Een pas opgerichte vennootschap moet binnen enkele weken een boekhouder kiezen, een rekening openen, zich verzekeren en soms advies krijgen over haar statuten of contracten. Voor een kantoor in een gemeente is dat een kans die elke dag terugkomt. Dan hebt u wel een methode nodig: hier is ze, in zes stappen, voor boekhouders, advocaten en makelaars.

Stap 1: uw zone kiezen

Begin klein. Een kantoor werkt zelden voor heel België: het bedient zijn gemeente, de buurgemeenten, soms een arrondissement. Noteer de drie tot vijf gemeenten waar uw beste klanten vandaan komen, of die u persoonlijk kunt bedienen.

Om het volume in te schatten, opent u de pagina van elke stad op Company Belgium, bijvoorbeeld Gent, Antwerpen, Brussel, Luik, Namen of Charleroi. Elke pagina toont de oprichtingen van de dag, van de laatste 7 en 30 dagen: u weet snel of uw zone enkele vennootschappen per week oplevert of meerdere per dag.

Stap 2: de oprichtingen ontvangen zonder eraan te denken

Prospectie die van het geheugen afhangt, stopt bij de eerste drukte. Activeer de KBO-alert van Company Belgium op uw gemeenten: de gratis formule dekt er 5. Elke dag, standaard vanaf 11 uur (u stelt het uur in), kondigt een e-mail het aantal nieuwe vennootschappen in uw zone aan, met de meest vertegenwoordigde gemeenten en activiteiten.

De volledige lijst opent in uw gratis Company Belgium-ruimte, na aanmelding met een code per e-mail: naam, KBO-nummer, activiteit en link naar elke fiche. Met een betalende formule komen de lijst en een pdf rechtstreeks in de e-mail.

Stap 3: in twee minuten sorteren

Niet alle oprichtingen gaan u aan. Overloop elke ochtend de lijst en houd de vennootschappen die bij uw cliënteel passen. Drie criteria volstaan:

• De activiteit: een kantoor gespecialiseerd in horeca of bouw focust best op die sectoren. De filter per NACE-code, met de Pro-formule, doet die selectie voor u.
• De rechtsvorm: een BV heeft boekhoudkundige verplichtingen die een zelfstandige niet heeft.
• De nabijheid: een vennootschap op tien minuten van uw kantoor ontmoet u gemakkelijker.

Stap 4: kwalificeren met de fiche

Open voor u contact opneemt de fiche van de vennootschap. U vindt er haar naam, rechtsvorm, adres, begindatum, aangegeven activiteit en, wanneer ze gepubliceerd zijn, haar contactgegevens. Twee minuten lezen voorkomen een bericht dat de bal misslaat en laten u over het echte vak van de vennootschap spreken.

Waar u op let volgens uw beroep

• Boekhouders en accountantskantoren: de rechtsvorm en de activiteit, die zeggen welke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen de vennootschap wachten.
• Advocaten: de activiteit en de vorm, die wijzen op de waarschijnlijke behoeften (contracten, algemene voorwaarden, huurovereenkomsten, relaties tussen vennoten).
• Verzekeringsmakelaars: de activiteit, die bepaalt welke verzekeringen bij de start verplicht of nuttig zijn.

Stap 5: contact opnemen met een nuttig bericht

Het eerste contact beslist alles. Een algemeen bericht ("wij bieden onze diensten aan") gaat verloren; een bericht dat toont dat u de situatie van de vennootschap kent, trekt de aandacht. Enkele principes:

• Spreek over hun start, niet over uw kantoor: de termijnen van de eerste maanden, de verplichtingen van hun rechtsvorm, de aandachtspunten van hun sector.
• Kies het juiste kanaal: een verzorgde brief, een e-mail naar het gepubliceerde adres, een bezoek als de vennootschap om de hoek ligt.
• Hou het kort en stel een eenvoudige actie voor: een gesprek van een kwartier, een afspraak, een nuttig document.

Respecteer de regels die gelden voor prospectie en persoonsgegevens. Telefonische prospectie veronderstelt dat u de lijst "Bel me niet meer" naleeft.

Stap 6: opvolgen en herinneren

Weinig nieuwe vennootschappen antwoorden op het eerste bericht: ze zijn druk bezig met hun start. Noteer elk contact (datum, kanaal, antwoord) in uw opvolgingstool en plan een herinnering enkele weken later, wanneer de eerste concrete vragen opduiken. Een goed getimede herinnering is vaak meer waard dan drie berichten in dezelfde week.

Meet ook wat werkt: hoeveel vennootschappen per maand gecontacteerd, hoeveel afspraken, hoeveel klanten. Na drie maanden weet u welke gemeenten en activiteiten uw tijd waard zijn.

Een voorbeeld van routine

Een boekhoudkantoor dat vijf gemeenten volgt, kan deze routine in een kwartier per dag aanhouden: de e-mail van de alert lezen, de lijst openen, de passende vennootschappen selecteren, elk een persoonlijk bericht sturen en de herinneringen noteren. Regelmaat telt meer dan volume: elke dag enkele nuttige contacten vullen uiteindelijk een agenda.

Samengevat

De nieuwe vennootschappen in een gemeente prospecteren, dat zijn zes handelingen: uw zone kiezen, de oprichtingen ontvangen met de KBO-alert, sorteren, kwalificeren met de fiche, contact opnemen met een nuttig bericht en opvolgen. De rest is een kwestie van regelmaat.

Veelgestelde vragen

Hoeveel gemeenten kan ik gratis volgen?

De gratis KBO-alert van Company Belgium dekt 5 gemeenten. De e-mail kondigt elke dag de nieuwe vennootschappen aan en de volledige lijst opent in uw gratis ruimte; de betalende formules krijgen ze in de e-mail met een pdf.

Kan ik filteren per sector?

Ja, met de Pro-formule van Company Belgium: de filter per NACE-code behoudt enkel de vennootschappen waarvan de hoofdactiviteit onder de gekozen sectoren valt.

Mag ik de nieuwe vennootschappen bellen?

Telefonische prospectie veronderstelt dat u de lijst "Bel me niet meer" naleeft. Respecteer daarnaast de regels die gelden voor prospectie en persoonsgegevens.